Um grande desafio dos gestores de equipes é manter o conhecimento na área de trabalho. Em tratando-se de conhecimentos, este é de propriedade das pessoas e não da organização, portanto, manter o estes saberes na área apresenta-se como um importante objetivo de bons líderes.
Algumas dicas podem ajudar neste processo:
- Alimentar o ambiente criativo: em um local de trabalho onde as pessoas se sentem à vontade para errar, também se sentirão à vontade para compartilhar o que aprenderam, e portanto, neste momento, o caminho das pedras aparece. Para isso, o líder deve aprender a evitar o uso do "não", a ouvir atentamente as propostas dos colaboradores, a reconhecer bons feitos e, acima de tudo, ele ser o exemplo de compartilhar sempre o que sabe, participando ativamente do processo de criação e desenvolvimento de ideias.
- Mantenha um cronograma detalhado e compartilhado de atividades: metodologias de gestão de projetos podem ajudar, e muito, neste momento: a ferramenta do cronograma, quando bem utilizada pode ser um ótimo instrumento de retenção de saberes. Quando as atividades de projetos e programas existentes na área, são documentadas em um cronograma (planilha ou MsProject, por exemplo), estas podem ser muito uteis em momentos de transição de pessoa responsável e de orientações aos demais da equipe. Oriente para que descrevam as atividades previstas, sempre de modo claro e detalhado, pois isso o ajudará no futuro, ou a formar um novo integrante da equipe, ou na pior das hipóteses, na falta da pessoa responsável pela atividade, aquela que assume, somente precisa ler e acompanhar as atividades previstas, pois todas estarão com datas de início e término previstos.
- Mantenha um mapa de processos da sua área sempre atualizado: metodologias de gestão de processos, também são muito uteis neste momento. Um diagrama de contexto, por exemplo, que apresenta os fluxos de um processo, etapa a etapa, através de uma representação gráfica, onde todas as demais áreas envolvidas são também representadas, passa a ser um importante documento de retenção de conhecimentos. Qualquer novato, ou mesmo membro atuante da equipe, sabendo interpretá-lo, pode entender os impactos que uma decisão tomada na área pode gerar em outras áreas. O papel do lider, neste momento, é de capacitar e incentivar a constante atualização deste mapa.
- Ferramentas de compartilhamento: o uso de blogs, microblogs, foruns, FAQs, são ótimos aliados para manter o conhecimento na área. Incentivar o registro e troca de práticas, para que estas fiquem à disposição de todos, sob a forma de reconhecer e validar o conhecimento, ajuda muito. O lider deve ser seguidor atuante dos blogs dos colaboradores, para que estes se sintam sempre impelidos a escrever o melhor e aprimorar ainda mais seus conhecimentos sobre o assunto. Sem contar o fato de que ao segui-los, o lider dá o exemplo de uso e comentando ou adicionando mensagens, passa a integrar a rede de compartilhadores atuantes.
- Reuniões de Lições Aprendidas: esta prática é muito fácil de implantar e tem ótimos resultados. Sempre ao final de toda entrega contratada, reúna seu time de trabalho, por cerca de 45 minutos, e, em círculo, peça a todos que o ajudem a compor um painel com duas colunas iniciais: a primeira, "O que fizemos bem", nesta liste tudo o que disserem sobre os pontos fortes da ação, sobre o que deu certo, sobre o que deveríamos continuar fazendo sempre; a outra, "O que devemos melhorar", nesta peça para listarem tudo o que não saiu total ou parcialmente como deveria, tudo o que aconteceu sem ser previsto no planejamento, tudo o que poderia aumentar a eficiencia da entrega. Após isso, componham um Plano de Ação, para reforçar os itens poderosos e evitar os itens a melhorar. Esta prática ajuda a todos, ter visão do todo criando um ambiente de visão compartilhada, onde acertamos juntos e aprendemos juntos.
Agora, teste pelo menos uma destas dicas e me conte como foi.
Abraços.
